BerandaEdukasiJenis-jenis Surat

Jenis-jenis Surat

Memahami jenis-jenis surat merupakan hal penting yang harus diketahui oleh semua orang, terutama bagi kamu yang tergabung dalam suatu organisasi dan mendapat jobs sebagai seorang sekretaris.

Karena seperti yang kita tau bahwa tugas dari seorang sekretaris dalam organisasi adalah membantu pekerjaan pimpinan, salah satunya yaitu dalam hal pengurusan surat.

Maka dari itu sudah menjadi kewajiban jika seorang sekretaris harus mengerti dan paham terhadap jenis surat, supaya kedepannya bisa menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan.

Jenis-jenis Surat

Jenis jenis surat

Baca juga: Jenis Wawancara

Secara umum, surat dibedakan menjadi 5 jenis, yaitu; surat resmi, surat pribadi, surat dinas, surat niaga, dan surat lamaran kerja. Berikut penjelasan lengkapnya.

1. Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan formal, bisa dari perseorangan, lembaga atau organisasi tertentu.

Hal-hal formal tersebut mencakup; surat undangan, pemberitahuan, edaran, dan sebagainya yang bersifat resmi. Surat resmi dikelompokan menjadi beberapa macam, antara lain sebagai berikut:

Surat Kuasa

Surat kuasa merupakan jenis surat yang berisikan pemberian kuasa atau wewenang dari satu pihak ke pihak lain. Biasanya surat ini ditulis karena pihak pemberi kuasa sedang berhalangan, sehingga diwakilkan oleh pihak lain yang ditunjuk untuk diberi kuasa.

Surat Permohonan

Surat permohonan merupakan jenis surat yang digunakan suatu pihak untuk mengajukan permohonan kepada pihak lain. Jenis surat ini biasanya diajukan oleh perseorangan ke perseorangan, perseorangan ke lembaga, atau lembaga ke lembaga.

Surat Keputusan

Surat keputusan merupakan jenis surat yang berisikan mengenai suatu informasi untuk disampaikan pada pihak atasan terkait dengan hal yang akan diinformasikan. Biasanya surat ini dibuat berdasarkan struktur yang ada pada sebuah lembaga atau instansi.

Surat Pengantar

Surat pengantar merupakan jenis surat yang digunakan sebagai pengantar untuk maksud dan tujuan lain. Jenis surat ini biasanya dijadikan sebagai syarat untuk mengurus berkas dan dokumen tertentu.

Surat Undangan

Surat undangan merupakan jenis surat yang berisikan sebuah undangan untuk orang atau pihak tertentu agar mengahadiri suatu acara. Biasanya jenis surat ini menggunakan gaya bahasa yang formal.

Surat Perintah

Surat perintah merupakan surat yang berisikan tugas atau sebuah perintah dari atasan kepada pihak terkait. Biasanya jenis surat ini dibuat oleh perusahaan atau instansi tertentu.

Surat Edaran

Surat edaran merupakan surat yang berisikan pemberitahuan terkait suatu kegiatan yang ditunjukkan kepada kalangan tertentu.

2. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi, isi dari surat ini lebih bersifat kekeluargaan, persahabatan, dan perkenalan.

Surat pribadi biasanya ditulis dengan bahasa yang tidak baku, bahkan cenderung bebas.

Baca juga: Jenis Majas

3. Surat Dinas

Surat dinas adalah surat yang digunakan untuk pekerjaan resmi semacam lembaga dinas serta tugas kantor.

Surat dinas biasanya digunakan dalam pengelolaan administrasi dalam suatu badan tertentu

Surat dinas berfungsi sebagai dokumen tertulis, alat pengingat yang berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan lembaga dan petunjuk kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat intruksi.

Berdasarkan perihal dan kepentingannya, surat dinas dikelompokkan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:

Surat Undangan Dinas

Surat undangan dinas merupakan surat yang bertujuan mengundang dan mengharapkan kehadiran pihak tertentu untuk berpartisipasi pada acara atau kegiatan yang akan diselenggarakan.

Surat Kuasa Dinas

Surat kuasa dinas merupakan surat yang digunakan untuk melimpahkan wewenang dari seseorang kepada pihak lain yang dipercaya untuk mewakili orang yang memberi kuasa tersebut.

Surat Pemberitahuan Dinas

Surat pemberitahuan dinas merupakan jenis surat yang bertujuan untuk menjelasakan sebuah informasi terkait suatu hal pada semua anggota instansi.

Surat Memo

Surat memo merupakan surat yang digunakan dalam suatu unit organisasi yang dibuat oleh pejabat kantor dengan isi yang cenderung singkat. Jenis surat memo juga dikenal sebagai nota dinas

Surat Edaran Dinas

Surat edaran dinas merupakan jenis surat dinas yang memuat tentang suatu informasi yang ditunjukan pada beberapa orang atau kepada banyak pihak sekaligus.

Surat Keterangan Dinas

Surat keterangan dinas merupakan surat yang berfungsi untuk menjelaskan tentang aktivitas seseorang pada pihak tertentu yang berkaitan.

Surat Perjalanan Dinas

Surat perjalanan dinas merupakan jenis surat dinas yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu instansi kepada pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas, yang juga disertai dengan pembiayaan perjalanan dan fasilitas lainnya.

Surat Perintah Dinas

Surat perintah dinas merupakan surat yang dikeluarkan oleh pihak yang memiliki jabatan lebih tinggi yang ditunjukan pada pihak yang lebih rendah. Biasanya jenis surat ini diberikan agar bawahan tersebut dapat berbuat sesuatu atau tidak berbuat sesuatu, sesuai isi yang ada dalam surat perintah tersesbut.

Surat Laporan

Surat laporan merupakan surat yang berisikan pertanggungjawaban atau laporan atas suatu pekerjaan yang telah diberikan pimpinan dan sudah dilaksanakan.

Surat Rekomendasi

Surat rekomendasi merupakan jenis surat yang berfungsi untuk menjelaskan pihak tertentu. Biasanya surat ini dibuat oleh seorang pimpinan dengan tujuan agar pihak yang direkomendasikan bisa memperoleh penilaian positif dari pihak lain.

Surat Berita Acara

Surat berita acara merupakan surat yang berisikan catatan resmi terkait perjalanan atau suatu kegiatan yang berlangsung serta memuat uraian kegiatan atau hal-hal yang masih berkaitan dengan kegiatan tersebut.

4. Surat Niaga

Surat niaga adalah jenis surat yang digunakan dalam kegiatan usaha niaga, seperti; industri atau jasa.

Jenis surat ini penting untuk membangun koneksi dan jaringan bisnis dengan pihak luar.

Surat niaga terdiri dari; surat jual beli, kwitansi, dan perdagangan. Umumnya jenis surat ini dibedakan menjadi dua macam yaitu; surat niaga internal dan surat niaga eksternal, tergantung pihak yang terlibat dan berkepentingan pada isi surat tersebut.

Berdasarkan perihal dan kepentingannya, surat niaga dikelompokkan menjadi beberapa jenis, antara lain sebagai berikut:

Surat Perkenalan

Surat perkenalan merupakan surat yang digunakan untuk menginformasikan suatu usaha pada pihak lain. Jenis surat ini biasanya dibuat oleh perusahaan dengan tujuan memperkenalkan produknya, baik barang atau jasa, termasuk keunggulan fitur, harga, dan promo lainnya.

Surat Penawaran

Surat penawaran merupakan jenis surat yang dibuat untuk menawarkan produk barang atau jasa. Tujuan membuat surat ini yaitu agar konsumen membeli produk yang dikeluarkan.

Surat Permintaan Penawaran

Surat permintaan penawaran merupakan surat yang dibuat oleh pihak pembeli kepada perusahaan dengan tujuan meminta menawarkan produk yang dikeluarkan. Pembeli biasanya akan meminta katalog, brosur, atau promo perusahaan terkait produk yang dijual.

Surat Pesanan

Surat pesanan merupakan jenis surat niaga yang dibuat calon pembeli untuk perusahaan dengan tujuan untuk memesan produk atau layanan tertentu. Dengan kata lain, konsumen ingin membeli barang atau jasa tertentu melalui surat pesanan ini.

Surat Konfirmasi Pesanan

Surat konfirmasi pesanan merupakan jenis surat yang dibuat oleh penjual sebagai balasan dari surat pesanan. Dalam surat ini, biasanya penjual akan mengakumulasikan jumlah barang yang dibeli oleh konsumen lengkap dengan harga, cara pembayaran, detail pengiriman dan lainnya.

Surat Penolakan Pesanan

Surat penolakan pesanan merupakan surat yang dibuat oleh penjual, apabila penjual tidak dapat memenuhi permintaan dari konsumen. Biasanya hal ini terjadi ketika stock barang mulai menipis atau pembeli menawar dengan harga rendah.

Surat Pemberitahuan Pengiriman Barang

Surat pemberitahuan pengiriman barang merupakan surat yang dibuat oleh penjual untuk memberitahukan pengiriman barang pada pembeli. Jenis surat ini dibuat setelah penjual dan pembeli sepakat mengenai transaksi tertentu.

Surat Penagihan

Surat penagihan merupakan surat yang dibuat setelah terjadi transaksi dengan cara pembayaran hutang. Jenis surat ini dibuat penjual kepada pembeli saat menerima pembayaran tiba atau jatuh tempo.

Surat Pengiriman Pembayaran

Surat pengiriman barang merupakan surat yang dibuat pembeli setelah menerima barang yang dipesan. Dalam surat ini, biasanya berisi nominal harga, cara pembayaran, bukti pembayaran yang telah disepakati sebelumnya.

Surat Penangguhan Pembayaran

Surat penangguhan pembayaran merupakan surat yang dibuat pembeli atas surat tagihan yang dikirim penjual. Jenis surat ini dibuat ketika pembeli tidak dapat melakukan pembayaran karena alasan tertentu.

Surat Jawaban Penangguhan Pembayaran

Surat jawaban penangguhan pembayaran merupakan jenis surat yang dibuat penjual sebagai jawaban dari surat penangguhan pembayaran yang dibuat pembeli. Dalam surat ini berisi pembayaran atau persyaratan pembayaran produk baru.

Surat Pengaduan

Surat pengaduan atau surat komplain adalah surat yang dibuat pembeli jika terjadi kesalahan atau cacat produk yang diterima. Pembeli tidak menerima produk yang dikirim tidak sesuai dengan pesanan.

Surat Jawaban Pengaduan

Surat jawaban pengaduan merupakan jenis surat yang dibuat penjual sebagai balasan dari surat pengaduan dari pembeli. Dalam surat ini, penjual meminta maaf, memberi penjelasan, atau memecahkan masalah dengan mengganti produk yang baru.

5. Surat Lamaran Kerja

Surat lamaran kerja adalah jenis surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di kantor, perusahaan, atau instansi tertentu yang dituju.

Berdasarkan formatnya, surat lamaran kerja termasuk ke dalam surat resmi atau surat dinas. Namun, sering juga dikategorikan sebagai jenis surat itu sendiri. Hal ini karena jenis surat ini banyak dibuat dan sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari.

Tinggalkan komentar